CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS DEL MAR No. 27
PUERTO VICENTE GUERRERO
“LEONA VICARO”
PARTICIPACIÓN EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
II SEMESTRE
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
CICLO ESCOLAR 2011
MARÍA LUISA MACIEL CRUZ
PUERTO VICENTE GUERRERO, GRO. 5 DE ABRIL DE 2010
INTRODUCCIÓN:
El propósito de este informe es dar a conocer la importancia que tiene la comunicación escrita dentro y fuera de una empresa, así como también la elaboración de documentos para tratar asuntos, convocar a reuniones, llegar a acuerdos entre otros. Conocer los diferentes tipos de documentos que se manejan en el ámbito administrativo como los documentos oficiales, como la instancia, el oficio y el certificado, documentos mercantiles como el pedido, factura, factura electrónica, documentos de cobro y pago etc. documentos laborales en el que se utiliza la nomina o recibo salarial, la cotización, contrato de trabajo etc. y los documentos personales que son todos en los que aparecen nuestros datos personales.
Esta información nos ayudara mucho hoy en día en el ámbito laboral y administrativo pues tiene una gran importancia.
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2.1. COMUNICACION ESCRITA.
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PRESENTACION
2.1 LA COMUNICACIÓN ESCRITA
ESTA SE REALIZA MEDIANTE EL EMISOR Y RECEPTOR Y EN EL MOMENTO DE INICIARSE ESTOS NO TIENEN QUE ESTAR EN EL MISMO ESPACIO.
ESTA SE DIVIDE EN COMUNICACIÓN INTERNA, QUE ES LA QUE VA DIRIGIDA AL CLIENTE INTERNO (TRABAJADOR) Y COMUNICACIÓN EXTERNA QUE SON LAS ACTIVIDADES GENERADORAS DE MENSAJES DIRIGIDAS AL PUBLICO OBJETIVO DE NEGOCIO.
2.1. Comunicación escrita
Se realiza por escrito. El emisor es una persona que produce textos, en el momento de iniciarse, emisor y receptor no tienen necesariamente que coincidir en el espacio y en el tiempo.
Comunicación interna
Es la contaminación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno.
· ACTA: Documento formal escrito donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados. En un documento en el cual se asientan los hechos sobresalientes de una reunión.
· Circular: Escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o numerosas personas, a quienes interesa por igual.
Se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.
· Informe: Son comunicados que pueden variar desde lo mas simple, hasta aquel que cobra requisitos mas formales, ambos tienen como proposito el ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institucion a la cual pertenecen o tienen algun vinculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
· Memorando: Comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples.
Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
Comunicación externa
Es el conjunto de actividades generadoras de mensajes dirigidos a crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos objetivo del negocio, así como a proyectar una imagen favorable de la compañía o promover actividades, productos y servicios.
· Los medios de comunicación: Instrumentos mediante los cuales se informa y se comunica de forma masiva; son la manera como las personas, los miembros de una sociedad o de una comunidad se enteran de lo que sucede a su alrededor a nivel económico, político, social, etc.
· Los servicios telegráficos: Son los que permiten la transmisión de mensajes escritos para ser entregados al destinatario.
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2.2. ELABORACION DE DOCUMENTOS
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2.2 ELABORACION DE DOCUMENTOS.
AQUÍ SE MENCIONAN LOS DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS QUE SON IMPORTANTES DE ELABORAR PARA CUALQUIER ASUNTO ADMINISTRATIVO.
POR EJEMPLO:
ACUERDO
NOTIFICACION
LEY
DECRETO
EDICTO
REGLAMENTO
INSTRUCTIVO O MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DICTAMEN
CONVOCATORIA
OREDN DEL DIA
ENTRE OTROS MAS.
2.2. ELABORACION DOCUMENTOS
· ACUERDO: Pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
· NOTIFICACION: Acto jurídico procesal, que en todas las legislaciones se reviste de especiales formalidades.
Consiste no en una declaración, sino en crear un acto jurídico mediante por el cual la declaración llegue a ser percibida por una determinada persona, permitiéndole conocer su contenido.
· LEY: Norma dictada por ellegislador. Es decir, un precepto establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia.
· DECRETO: Un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.
- EDICTO: Documento mediante el cual se da a conocer un mandato expedido por autoridad jurídica competente. Contiene una notificación citatorio o emplazamiento.
- REGLAMENTO: Norma juridica de carácter general dictada por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley.
· Instructivo o manual de procedimientos: Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
· DICTAMEN: Es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un especialista, órgano de accesoria o comisión especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniería o técnico logístico.
· CONVOCATORIA: Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas, mediante el cual se invita o convoca a las personas para concursar, informar o dar trámite de un asunto. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria.
· ORDEN DEL DIA: Relación de los asuntos que se van a tratar en una reunión o asamblea.
· CORREO ELECTRONICO: Servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicos.
· GIROS: Orden escrita e incondicional que una persona dirige a otra. Va firmado por la persona que lo extiende y pide al destinatario de la misma que proceda el pago de una determinada suma a la vista en fecha futura que se determina, a la orden de una determinada persona.
· SEÑALIZACION OFICINAS Y EMPRESAS: Conjunto de estímulos que condicionan la actuación del individuo que los recibe frente a ciertas circunstancias, determinados riesgos, protecciones necesarias a utilizar y trayectoria a seguir
· MENSAJERIA: Envío y recepción de mensajes.
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2.3. DOCUMENTOS OFICIALES
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2.3 DOCUMENTOS OFICIALES.
ESTOS DOCUMENTOS SON EXPEDIDOS POR LOS ORGANISMOS OFICIALES O AQUELLOS QUE CUALQUIER CIUDADANO PUEDE PRESENTAR ANTE UN ORGANISMO OFICIAL O ADMINISTRACION PUBLICA.
POR EJEMPLO:
LA INSTANCIA
EL OFICIO
EL CERTIFICADO
2.3. DOCUMENTOS OFICIALES
Son aquellos que expiden los Organismos Oficiales o aquellos que cualquier ciudadano puede presentar ante un Organismo Oficial o la Administración Pública.
· LA INSTANCIA: Escrito que se utiliza para solicitar algo de la Administración Pública. Con menor frecuencia también se utiliza en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.
· EL OFICIO: Es un documento de carácter oficial que se utiliza para establecer comunicación entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de más alta jerarquía.
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir iinformación, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.
· EL CERTIFICADO: Documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
Lo que se dice o afirma del certificado se da por cierto o realizado, que existe, o que es así en la realidad y los hechos.
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2.4. DOCUMENTOS MERCANTILES
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2.4. DOCUMENTOS MERCANTILES.
ESTOS DOCUMENTOS SON LOS QUE SIRVEN PARA APROBAR UNA OPERACIÓN MERCANTIL Y PUEDE SER NEGOCIABLES Y NO NEGOCIABLES.
SE CLASIFICA EN DOCUMENTOS DE COMPRA Y VENTA QUE SON LOS DOCUMENTOS DONDE SE REGISTRAN LAS OPERACIONES DONDE SE VENDEN Y COMPRAN COSAS.
POR EJEMPLO
PEDIDO
FACTURA
FACTURA ELECTRONICA
NOTA DE ENTREGA
DOCUMENTO DE COBRO Y PAGO
ENTRE OTROS.
2.4. DOCUMENTOS MERCANTILES
Documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad. En lenguaje técnico mercantil es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Estos pueden ser negociables y no negociables.
-DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA
Son los documentos en la cual se registran las operaciones donde se venden y compran cosas.
Aquí intervienen estos documentos
EJEMPLOS:
Requisición de compra
Orden de compra
Cotización
Pedido
Factura
Contrarrecibo
Cheque
Pagare
Letra de cambio
Recibo de dinero
· PEDIDO: Documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.
Se extienden por duplicado o triplicado, según las necesidades de la empresa, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.
· NOTA DE ENTREGA: Documento que permite comprobar, por una parte la salida de las mercaderías por parte del proveedor hacia el cliente, es decir, permite a los responsables del almacén (logística) comprobar si la mercadería que sale del almacén con destino al cliente es la que realmente se refleja en la nota de entrega.
· FACTURA: Documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación.
Tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del impuestos General a las Ventas que tengan derecho al crédito fiscal.
· FACTURA ELECTRONICA: También llamada comprobante fiscal digital, es un documento electronico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
· DOCUMENTO DE COBRO: Documento que acredita que determinado cobro ha sido realizado.
En estos documentos de cobro y pago intervienen
El cheque
El pagare
El recibo
La letra de cambio.
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2.5. DOCUMENTOS LABORALES
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2.5. DOCUMENTOS LABORALES
AQUI CONOCERAS LOS DOCUMENTOS LABORALES QUE SON LOS QUE SE UTILIZAN EN EL PROCESO LABORAL DE UNA PERSONA.
POR EJEMPLO
EL CONTRATO DE TRABAJO
EL SALARIO
LA NÓMINA O RECIBO SALARIAL
LA COTIZACIÓN
2.5. DOCUMENTOS LABORALES
Documentos utilizados en el proceso laboral de una persona.
· CONTRATO DE TRABAJO: Convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicio personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada.
· NOMINA O RECIBO SALARIAL: Documento que justifica el pago de las retribuciones al trabador por parte del empresario, cumpliendo este último con una de sus obligaciones principales.
· COTIZACION: Se le llama a las cuantías que los trabajadores deben ingresar al zapamp del estado en concepto de aportación a la seguridad social este tipo de aportación en algunos países recibe el nombre de cotización previsional, y es la fracción, usualmente mensual, de un sueldo o salario depositado por el empleado o empleador (mediante retención) en un sistema de seguridad social.
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2.6. DOCUMENTOS PERSONALES
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2.6. DOCUMENTOS PERSONALES
AQUÍ APRENDERÁS QUE LOS DOCUMENTOS PERSONALES SON LAS SOLICITUDES MUY SENCILLAS EN LAS QUE DEBEN ESCRIBIR CIERTOS DATOS PERSONALES Y SE UTILIZAN EN MULTIPLES OCASIONES.
POR EJEMPLO:
EL CURRICULUM VITAE
LA CLAVE UNICA DE REGISTRO DE POBLACION (CURP)
INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL (IMSS)
OBTENCIÓN DE VISA
TRAMITACIÓN DE PASAPORTE
SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO
TRAMITE PARA EL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES
PERMISO DE TRABAJO PARA MENORES DE 18 AÑOS. ENTRE MUCHOS MÁS.
2.6. DOCUMENTOS PERSONALES
Los formularios de documentos personales son solicitudes muy sencillas en las que se deben escribir ciertos datos personales. Se utilizan en múltiples ocasiones: para solicitar algún tipo de carné, para pedir el ingreso en una asociación, para realizar una matrícula, etc.
· CURRICULUM VITAE: Escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado.
Los datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc.
· CLAVE UNICA DEL REGISTRO DE POBLACION:(CURP) es un código único de identidad de 18 caracteres, tanto para residentes como para ciudadanos mexicanos.
· TRAMITE PARA EL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES:(o RFC) se refiere a una clave que tiene, toda persona física en México para realizar alguna actividad licita que este obligada a pagar impuestos a toda persona moral sin excepción. A estas personas se les llama contribuyentes. Esta clave debe llevar datos personales del contribuyente o persona física como su nombre y fecha de nacimiento; o nombre y fecha de origen de la persona moral. El registro se debe hacer en las oficinas del Servicio de Administración Tributaría de la Secretaria de Hacienda y Crédito Publico, y es obligatorio para todos los que señale el Código Fiscal de la Federación.
· CONSTANCIA DE PERCEPCIONES: Recepción, cobro, apropiación:
percepción de salarios.
percepción de salarios.
· CONSTANCIA DE RETENCIONES: ECON: cantidad retenida de un sueldo, salario u otro haber.
· PERMISO DE TRABAJO PARA MENORES DE 18 AÑOS: Es dirigido al menor de edad que aspira a ser vinculado como trabajador por una persona natural o jurídica, debe solicitar la respectiva autorización ante el Ministerio de la Protección Social, a través de las Direcciones Territoriales o las Inspecciones de Trabajo.
· INSTITUTO MEXICANO DEL SEGURO SOCIAL (IMSS): Es una institución gubernamental mexicana dedicada a brindar servicios de salud a la población. Se considera a esta institución de seguridad social la más grande de América Latina.
· SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO: (SAR) Prestación de seguridad establecida en la Ley del Seguro Social, teniendo como objetivo principal el de formar un mecanismo de Ahorro a largo Plazo y de aseguramiento para el trabajador, en caso de retiro, incapacidad, desempleo o muerte, sustentado en una base financiera sólida.
· TRAMITACION DE PASAPORTE: Es un documento público, personal e intransferible que acredita, dentro y fuera del Estado del que se es nacional, la identidad y la nacionalidad de su titular.
· RENOVACION DEL PASAPORTE: Al momento de que tu pasaporte halla sido vencido tienes que volver a tramitarlo y ha eso se le llama renovación del pasaporte.
· OBTENCION DE VISA: Es una norma que rige entre países para legalizar el ingreso y la estancia de personas en una nación donde no tenga la nacionalidad o el libre transito. es un documento que es adjuntado al pasaporte por las autoridades para señalar que este ha sido examinado y ha sido considerado valido para ingresar o salir del país.
· TRAMITE PARA LE GESTION DE LICENCIA DE MANEJO: Es la facultad o permiso atribuido a una persona para ejercer una actividad, o gozar de ciertas libertades o concesiones fuera de las ordinarias por situaciones particulares.
· TRAMITE DE CAMBIO DE PROPIETARIO DE VEHICULO: Es el proceso en el cual el dueño antiguo de un vehículo se lo pasa a otro y esta pasa hacer su propietario.
· REFRENDO DE VEHICULOS PARTICULARES: Es la Contribución que permite obtener o renovar la Calcomanía Holográfica y la Tarjeta de Circulación del Año en curso a toda aquella persona que posea un automóvil propio.
CONCLUSIÓN
ESTE INFORME QUE REALICE ES DE MUCHA AYUDA PARA EL AMBITO LABORAL, SOCIAL Y ADMINISTRATIVO PERO SOBRE TODO EN ADMINISTRACION PUES CONTIENE TODOS LOS TIPOS DE DOCUMENTOS QUE SE MANEJAN, TAMBIEN CONTIENE LAS DIFERENTES FORMAS DE COMUNICACIÓN QUE EXISTEN Y REALIZAN LAS EMPRESAS TODO ESTO NOS AYUDA MUCHO PARA CONOCER MAS SOBRE LA ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS
EN LO PERSONAL A MI SI ME AYUDO MUCHO PUES AHORA SE SOBRE ALGUNOS DOCUMENTOS QUE NO SABIA DE QUE TIPO ERAN Y EN QUE MOMENTO SE UTILIZABAN.
BIBLIOGRAFIA
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PROFA YA SUBI TODO MI TRABAJO AL BLOG SOLO NO ENCONTRE IMAGENES DE LEY Y COTIZACION YA LE HABIA DICHO TAMBIEN YA SE LO ENVIE A SU CORREO DE NUEVO CHEQUELO POR FAVOR SOY MARIA LUISA QUE PASE BUENAS NOCHES.
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