Centro de Estudios Tecnológicos del Mar No. 27
Puerto Vicente Guerrero, Gro.
“Leona Vicario”
Administración de Recursos Humanos.
Secuencia Didáctica No. 2
Participa en la elaboración de documentos administrativos del departamento de recursos humanos.
Componente de Formación Profesional Modulo I
"Elabora y gestiona la información administrativa de la organización"
Submòdulo I
"Elabora Documentación Administrativa"
Ciclo Escolar Febrero-Julio 2011
Liliana Miranda Cortez
Puerto Vicente Guerrero, Gro. 5 de Abril de 2011
Introducción
El propósito de este contenido es dar a conocer la importancia que tiene la comunicación escrita en el ámbito laboral y en el personal. En una empresa es necesario comprar y vender productos, en este proceso intervienen los documentos mercantiles y los documentos laborales los cuales se analizaran a continuación.
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2.1 La comunicación escrita
Ciclo Escolar Febrero-Julio 2011
Puerto Vicente Guerrero, Gro. 5 de Abril de 2011
PRESENTACION
En este apartado daremos a conocer la importancia de la comunicación escrita en la elaboración de documentos, así como la información más detallada acerca de la misma.
La comunicación escrita.
Se realiza por escrito y el emisor es una persona que produce textos. Se conforma por la comunicación interna y la comunicación externa; la primera va dirigida al cliente interno (trabajador) y la segunda hace referencia a los proveedores, la opinión pública y el gobierno.
2.1 La comunicación escrita.
Se realiza por escrito como ella misma lo dice, el emisor es una persona que produce textos.
· La comunicación interna: Es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez más rápido.
El acta: Es el documento formal escrito, donde se protocolizan los asuntos tratados en una reunión y en el que se registran las intervenciones de sus participantes, para dejar constancia por escrito, de la forma en que fueron planteados.
· La circular: Es el escrito que se emplea para comunicar simultáneamente un mismo asunto a varias o a numerosas personas, a quienes interesa por igual. La circular es documento que se emplea en la tramitación de los asuntos oficiales y mercantiles.
·
· El informe: Es un comunicado que puede variar desde lo más simple hasta aquel que cubra requisitos más formales, tienen como propósito ayudar a las personas a comprender el ambiente de la institución a la cual pertenecen o tienen algún vínculo, de igual manera son el material que ayuda a funcionarios para la toma de decisiones.
. INFORME DE CONSEJO
De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía. De Telecomunicaciones, S.A., con fecha 16 de julio de, se llevó a cabo la Junta de Consejo 18, con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos, concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:
1.- A partir del lo. De enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11, 000,000.00 (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.), para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro., con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.
2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno, Jal., no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular, teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal, lo cual ha incrementado el costo de fabricación, motivo por lo que, se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan, Edo. De México, cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. De septiembre próximo.
La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día, habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.
España, Madrid., a 3 de Diciembre de 2009.
EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOS
LIC. PATRICIO ZUÑIGA
LIC. PATRICIO ZUÑIGA
· El memorándum: Es la comunicación breve que se utiliza para recordar un asunto o dar indicaciones simples. Es informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una determinada persona.
EJEMPLO DEL MEMORANDUM
CENTRO DE BACHILLERATO TECNOLÓGICO
Industrial y de servicios No. 107
MEMORÁNDUM
Marzo 25 /96.
AL C. JOAQUIN JIMENEZ LARA
C O N T R O L A D O R.
Sírvase usted expedir cheque bancario a favor de la imprenta LA LETRA de Oaxaca por la cantidad de $ 3 000. 00
A t e n t a m e n t e,
Ing. Felipe Pérez
Director.
· Comunicación externa: La comunicación externa es la trasmisión y recepción de datos, pautas, imágenes, referidas a la organización y a su contexto. Para la organización que tiene su atención centrada en sus clientes, es fundamental mantener un doble flujo de comunicación:
· Medios de comunicación: Con el término medio de comunicación (del latín medĭus), lo que en este está entre dos cosas, (en el centro de algo o entre dos extremos)1 se hace referencia al instrumento o forma de contenido por el cual se realiza el proceso comunicacional o comunicación.
· Servicios telegráficos: Es la transmisión a larga distancia de mensajes escritos sin el transporte físico de cartas, originalmente sobre cables.
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2.2 Elaboración de documentos
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Presentación
En la actualidad sin importar el contexto en que nos encontremos, es necesario saber y conocer diferentes escritos que puedan confirmar o hacer valido algún suceso o hecho. Es aquí donde influye la elaboración de documentos el cual está conformado por: acuerdo, notificación, ley y decreto entre otras que a continuación se analizaran.
2.2 Elaboración de documentos.
· Acuerdo: Un acuerdo es, en derecho, una decisión tomada en común por dos o más personas, por una junta, asamblea, o tribunal. También se denomina así a un pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresas públicas o privadas.
ACUERDO NUM. 51
México, D.F., a 1 de Diciembre de 2009.
DIRECTOR DE LA ESCUELA
SECUNDARIA 14 8 EN EL D.F.
PRESENTE
SECUNDARIA 14 8 EN EL D.F.
PRESENTE
Con motivo de los altos índices de contaminación que se han venido registrando en el Valle de México, comunico a usted el horario escolar a partir del día 16 del presente mes. Los alumnos que asisten a esa escuela al digno cargo de usted, lo harán con horario de 9:00 a 13:00 horas y se mantendrán en las aulas escolares durante el tiempo de recreo, además se abstendrán de efectuar cualquier tipo de ejercicios físicos, hasta nuevo aviso.
Atentamente
EL SUBSECRETARIO
PROFR. CONRADO GONZALEZ LUGO
PROFR. CONRADO GONZALEZ LUGO
· Notificación: Comunicación oficial y formal de la resolución de una autoridad. Documento en el que se notifica tal resolución, parte exterior noticia cierta de algo.
· Ley: Es una norma jurídica dictada por el legislador. Es decir, un precepto establecido por la autoridad competente, en que se manda o prohíbe algo en consonancia con la justicia. Su incumplimiento trae aparejada una sanción.
Según el jurista panameño César Quintero, en su libro Derecho Constitucional, la ley es una "norma dictada por una autoridad pública que a todos ordena, prohíbe o permite, y a la cual todos deben obediencia”.
· Decreto: Es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente del poder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativo reglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.
Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones, normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otras específicamente tasadas.
· Edicto: Documento mediante el cual se da a conocer un mandato expedido por autoridad jurídica competente. Contiene una notificación, citatorio o emplazamiento. Es obligatoria su publicación en periódicos de mayor circulación, Diario Oficial de la Federación o Gacetas de los Gobiernos Estatales o Municipales.
Ejemplo de un edicto:
EDICTO
Al margen el Escudo Nacional que dice Estados Unidos Mexicanos. Poder Judicial de la Federación. Juzgado Quinto de Distrito en Materia Civil en el Distrito Federal.
MANUEL FERNANDEZ CERECEDO
En los autos de juicio de amparo número 196/97, promovido por Gonzalo Fernández Vázquez, contra actos del Juez Vigésimo de lo Civil del Distrito Federal y otra autoridad, radicado en este Juzgado Quinto de Distrito en Materia Civil, en esta Capital al ser señalado como tercero perjudicado y desconocerse su domicilio actual, con fundamento en la fracción III del Artículo 30 de la Ley de Amparo se otorga su emplazamiento al juicio de mérito por edictos, los que se publicarán por tres veces de siete en siete días en el Diario Oficial de la Federación y en uno de los periódicos de mayor circulación en esta Capital, se hace de su conocimiento que en la Secretaría de Acuerdos de este Tribunal, queda a su disposición copia simple de la demanda de amparo y que cuenta con término de 3 0 días, contados a partir de la última publicación, de tales edictos para que ocurra al Juzgado a hacer valer sus derechos.
México, D.F., a 2 de mayo de 1997.
Atentamente
El Primer Secretario de Acuerdos
Lic. Rosalía Contreras Vil
El Primer Secretario de Acuerdos
Lic. Rosalía Contreras Vil
.· Reglamento: Es una norma jurídica de carácter general dictada por la Administración Pública y con valor subordinado a la ley.
· Instructivo o manual de procedimientos:
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
· Dictamen: Es un documento técnico que contiene la opinión autorizada de un especialista, órgano concreto que requiere tratamiento especializado, como puede ser un problema legal.
· Convocatoria: Es un documento formal elaborado por empresas, instituciones públicas o privadas, mediante el cual se invita o convoca a las personas para concursar, informar o dar trámite de un asunto. El texto del escrito contiene de manera precisa las bases de la convocatoria.
- Orden del día:Relación de los asuntos que se van a tratar en una reunión o asamblea.
EJEMPLO DE ORDEN DEL DIA
A través de la presente tengo el agrado de invitarle a la fiesta, que con motivo del primer aniversario de nuestra honorable empresa “DYRECOM” se llevara a cabo el próximo 31 de mayo en el salón Marsella, ubicado en Reforma #830 Col. Roma, a partir de las 6 p.m.
Se le recuerda que deberá pasar a recoger sus cortesías a la oficina de recursos humanos, con la señorita Merina Rocha Ávila, a partir de Mañana en horas hábiles.
Le agradeceremos su asistencia.
Orden Del Día
Palabras por parte del Gerente General de la Empresa
Moctezuma Rodríguez Ortega.
Entrega de Reconocimientos.
Rifa de regalos
Cena-baile
Se le recuerda que deberá pasar a recoger sus cortesías a la oficina de recursos humanos, con la señorita Merina Rocha Ávila, a partir de Mañana en horas hábiles.
Le agradeceremos su asistencia.
Orden Del Día
Palabras por parte del Gerente General de la Empresa
Moctezuma Rodríguez Ortega.
Entrega de Reconocimientos.
Rifa de regalos
Cena-baile
· Correo electrónico: (correo-e, conocido también como e-mail), es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente (también denominados mensajes electrónicos o cartas electrónicas) mediante sistemas de comunicación electrónicas
.
· Giro: Es una orden escrita e incondicional que una persona dirige a otra. Va firmado por la persona que lo extiende y pide al destinatario de la misma que proceda el pago de una determinada suma a la vista en fecha futura que se determina, a la orden de una determinada persona, o bien al portador.
Señalización oficinas: Estímulos que condicionan la actuación del individuo que los recibe frente a ciertas circunstancias, determinados riesgos, protecciones necesarias a utilizar y trayectoria a seguir.
· Mensajería: Acción de envió y recepción de mensajes. En informática, un cliente de mensajería es aquella aplicación que permite el intercambio, offline u online de información y datos.
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2.3 Documentos oficiales
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Presentación
En este contenido les daremos a conocer la importancia de los documentos oficiales.Los documentos oficiales son aquellos que expiden los organismos oficiales o aquellos que los ciudadanos pueden presentar ante un organismo oficial o la administración pública. En estos se encuentran la instancia, el oficio y el certificado.
2.3 Documentos oficiales:
Se entienden por Documentos Oficiales aquellos que expiden los Organismos Oficiales o aquellos que cualquier ciudadano puede presentar ante un Organismo Oficial o la Administración Pública.- · Instancia: Es el escrito que se utiliza para solicitar algo de la Administración Pública. Con menor frecuencia también se utiliza en el ámbito privado cuando la petición se dirige de un particular a una empresa.
· El oficio: Es un documento que suelen emplear los Organismos Oficiales o las Administraciones Públicas para realizar un comunicado a personas físicas o jurídicas. En otras palabras, el oficio podría representar la respuesta que un Organismo Oficial podría dar, a una empresa o ciudadano ante una instancia presentada por un hecho o acontecimiento que se pretendiera comunicar.
Certificado: Es un documento que contiene la información o acreditación de un hecho real y que ha sido previamente comprobado o verificado por la persona que lo expide.
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2.4 Documentos mercantiles
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Presentación
Hoy en día existen diversas necesidades y una de ellas es la de comprar y vender productos, bienes o servicios, en este contenido presentaremos los diferentes documentos mercantiles que influyen en los procesos de compra y venta, los cuales comprueban la realización de una operación. Entre ellos se encuentran: la nota de pedido, la nota de entrega, la factura, entre otras.
2.4 documentos mercantiles.
Son los documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad. En lenguaje técnico mercantil es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Estos pueden ser negociables y no negociables.
· Documentos de compra-venta: Son documentos que son utilizados en el proceso de compra así mismo como de venta.
· Pedido: Es el documento que utilizan las empresas, para que a través de él, los clientes soliciten los artículos deseados.
· Documentos de cobro: Documento que acredita que determinado cobro ha sido realizado.
· Documento de pago: Documento que acredita que determinado pago ha sido satisfecho.
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2.5 Documentos laborales
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A continuación daremos a conocer los diferentes documentos laborales, entre los cuales se encuentra el contrato de trabajo, que es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, este a prestar servicios personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquel a pagar por estos servicios una remuneración determinada.
2.5 documentos laborales.
· El contrato de trabajo: El contrato individual de trabajo es una convención por la cual el empleador y el trabajador se obligan recíprocamente, éste a prestar servicio personales bajo dependencia y subordinación del primero, y aquél a pagar por estos servicios una remuneración determinada.
· Nomina o recibo salarial: La nómina o recibo salarial es el documento que justifica el pago de las retribuciones al trabador por parte del empresario, cumpliendo este último con una de sus obligaciones principales.
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2.6 Documentos personales
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Los documentos personales son solicitudes muy sencillas en las que se deben escribir ciertos datos personales, son utilizados en múltiples ocasiones: para solicitar un tipo de carné, o para pedir el ingreso en una asociación.Uno de los que intervienen en estos procesos es el curriculum vitae.
· Curriculum vitae: Escrito que enumera los rasgos que identifican a un individuo y describen su historia personal, seleccionados en razón de su relación con algún propósito determinado.Los datos fundamentales que sirven para la identificación y localización de su titular, como nombre, fecha de nacimiento, domicilio, estado civil, etc.· Clave Única del Registro de Población:(curp) es un codigo único de identidad de 18 caracteres, tanto para residentes como para ciudadanos mexicanos.
· Tramite para el Registro Federal de Contribuyentes:(o RFC) se refiere a una clave que tiene, toda persona física en México para realizar alguna actividad licita que este obligada a pagar impuestos a toda persona moral sin excepción. A estas personas se les llama contribuyentes. Esta clave debe llevar datos personales del contribuyente o persona física como su nombre y fecha de nacimiento; o nombre y fecha de origen de la persona moral. El registro se debe hacer en las oficinas del Servicio de Administración Tributaria de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, y es obligatorio para todos los que señale el Código Fiscal de la Federación.
· Constancia de percepciones: Recepción, cobro, apropiación:
percepción del salario
· Constancia de retenciones: ECON: cantidad retenida de un sueldo, salario u otro haber.
· Permiso de trabajo para menores de 18 años: : Es dirigido al menor de edad que aspira a ser vinculado como trabajador por una persona natural o jurídica, debe solicitar la respectiva autorización ante el Ministerio de la Protección Social, a través de las Direcciones Territoriales o las Inspecciones de Trabajo.
· Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS): Es una institución gubernamental mexicana dedicada a brindar servicios de salud a la población. Se considera a esta institución de seguridad social la más grande de América Latina.· Sistema de Ahorro para el Retiro: (SAR) Prestación de seguridad establecida en la Ley del Seguro Social, teniendo como objetivo principal el de formar un mecanismo de Ahorro a largo Plazo y de aseguramiento para el trabajador, en caso de retiro, incapacidad, Desempleo o muerte, sustentado en una base financiera sólida.
· Ttramitación de pasaporte: Es un documento público, personal e intransferible que acredita, dentro y fuera del Estado del que se es nacional, la identidad y la nacionalidad de su titular
· Renovación del pasaporte: Al momento de que tu pasaporte haya sido vencido tienes que volver a tramitarlo y a eso se le llama renovación del pasaporte.
· obtención de visa: Es una norma que rige entre países para legalizar el ingreso y la estancia de personas en una nación donde no tenga la nacionalidad o el libre tránsito. es un documento que es adjuntado al pasaporte por las autoridades para señalar que este ha sido examinado y ha sido considerado valido para ingresar o salir del país.
· Tramite para le gestión de licencia de manejo: Es la facultad o permiso atribuido a una persona para ejercer una actividad, o gozar de ciertas libertades o concesiones fuera de las ordinarias por situaciones particulares.
· Tramite de cambio de propietario de vehículo: Es el proceso en el cual el dueño antiguo de un vehículo se lo pasa a otro y esta pasa hacer su propietario.
· Refrendo de vehículos particulares: Es la Contribución que permite obtener o renovar la Calcomanía Holográfica y la Tarjeta de Circulación del Año en curso a toda aquella persona que posea un automóvil propio.
Conclusión
En conclusión pienso que mi trabajo me permitió conocer más a fondo los diferentes procesos por los que pasa una empresa, así mismo los miembros de la misma.
Puedo añadir que al trabajar con este informe puse en práctica la la elaboración de documentos administrativos y también me dio la oportunidad de familiarizarme con el ámbito administrativo, ya que me es de suma importancia para el nivel en el que me estoy desarrollando.
